首先，你的先有幾個備選的企業(yè)郵箱作為參考，確認公司人數(shù)規(guī)模 ，使用的域名及管理權限；然后，根據(jù)人數(shù)多少，與市場上郵箱品牌來確認咱們自己所需要的。包括付費，免費，發(fā)信量，管理權限，費用等等。確認好后 ，先試用一下。再下決心更換，更換的過程你可以找買的企業(yè)郵箱服務商詢問，本人友情推薦騰訊企業(yè)郵箱，服務態(tài)度好，全程服務如何更換郵箱。
一、提前考察新的企業(yè)郵箱服務商
企業(yè)郵箱服務商的選擇，主要考察以下幾個方面：
1. 性價比
市場上企業(yè)郵箱的品牌繁多，功能種類雖有相同也有不同，價位也有所差別，大家也可以根據(jù)自己公司的需求和預算，選擇適合的企業(yè)郵箱。
郵件收發(fā)保障是企業(yè)郵箱最基本的需求之一，騰訊企業(yè)郵箱海內(nèi)外郵件收發(fā)暢通，收發(fā)郵件快速方便。
2、穩(wěn)定性
選擇企業(yè)郵箱品牌時我們應該考慮企業(yè)郵箱提供商是否是長期從事企業(yè)郵箱這個行業(yè)的。只有企業(yè)郵箱供應商經(jīng)驗豐富，才能給公司及時解決使用中的問題。騰訊企業(yè)郵箱專注郵箱業(yè)務15年。
3、辦公功能
我們要選擇的企業(yè)郵箱是要能夠優(yōu)化我們企業(yè)辦公步驟的，降低企業(yè)成本和減少辦公時間。根據(jù)實際辦公需求，企業(yè)郵箱供應商會開發(fā)一些新功能，在市場上進行差異化營銷。騰訊企業(yè)郵箱靈活定制，除了基礎的功能以外，還根據(jù)不同行業(yè)需求制定不同的功能，真正做到實用的企業(yè)郵箱。
二、確認是否擁有域名管理權限
租用企業(yè)郵箱時，有些客戶的郵箱域名并不是自己申請的，而是讓服務商的客服幫忙申請的，這樣就失去了該域名的管理權限，所以在更換企業(yè)郵箱服務商之前請先拿回域名管理權限，以免更換后無法更改域名解析
三、每位員工提前將所有郵件下載到本地備用
如果舊企業(yè)郵箱租用到期，企業(yè)郵箱會被迅速鎖定，不能再登錄，以前的郵件就沒法導出來了，所以需要提前將原有郵件下載到本地電腦，方便后期遷移到新的企業(yè)郵箱服務商。
如果不知道如何下載到本地，可以咨詢騰訊企業(yè)郵箱進行技術支持。
四、遷移企業(yè)郵箱數(shù)據(jù)
騰訊企業(yè)郵箱支持郵件聯(lián)系人一鍵搬遷，只需幾步操作即可完成郵件搬遷簡單方便。
如果您在更換企業(yè)郵箱服務商的過程中有任何問題，可以咨詢上海惠嵐網(wǎng)絡科技股份有限公司，咨詢熱線（24h）：。
上海惠嵐網(wǎng)絡科技股份有限公司（股票代碼：839042）是騰訊企業(yè)郵箱上海服務中心，十年匠心，專注為企業(yè)提供騰訊企業(yè)郵箱的本地化服務。
電子郵件書寫格式格式一
一、收件人
1. 確認傳送訊息的對象，并將 人數(shù)降至最低 。
2. 傳送電子訊息之前，確認收信 對象是否正確 ，以免造成不必要的困擾和笑話。
二、抄送
1. 在必要和確定的情況下，抄送給相應需要知道進展情況的人員 ( 比如項目經(jīng)理 ) 。
2. 一般情況下 不要給普通客戶抄送 。
3. 確認抄送訊息的對象，并將 人數(shù)降至最低 ，以免造成不必要的困擾和笑話。
三、主題
電子郵件一定要注明主題 ，因為有許多網(wǎng)絡使用者是以主題來決定是否繼續(xù)詳讀信件的內(nèi)容 ( 網(wǎng)絡的世界什么都有廣告最討厭但是帶來的收入是相當可觀的呵呵 ) 。
此外，主題要 明確、精練與內(nèi)容相關 ，表達出對方需要了解的信息，而且可以區(qū)分對同一事物的不同信息。讓人一望即知，以便對方快速了解與記憶。
四、內(nèi)容
在線溝通講求時效，所以電子郵件的內(nèi)容力求簡明扼要，并求溝通效益。 一般信件所用的起頭語、客套語、祝賀詞等，在在線溝通時都可以省略。但稱呼，正文，結(jié)束，落款 / 簽名四點要盡量完整。
1 、稱呼
1) 如果有收件人的姓名的話 , 可以讓對方感覺更加友好。
2) 若知道對方的性別可以用： XX 先生、 XX 小姐、 XX 女士
3) 如果知道對方的身份可以用： XX 總經(jīng)理、 XX 經(jīng)理、 XX 董事長、 X 總、 X 董、 X 經(jīng)理
2 、正文
正文做到 主題明確，語言流暢，內(nèi)容簡潔 。在撰寫正文時還應注意以下幾點，以示禮貌和尊重，以免造成不必要的困擾。
1) 在撰寫英文信函時 , 只對一兩個詞進行大寫以示強調(diào) , 全篇都用大寫是不禮貌的。在撰寫中文的時候，只對部分以示強調(diào)的詞采用加粗等方式。
2) 不要在信件中發(fā)泄不滿 , 應面對面的解決。
3) 回復信件時 , 有必要加上部分的原文 , 以方便對方了解回信內(nèi)容。
4) 若摘錄的原文很長 , 應先把回復內(nèi)容放到前面 , 原文內(nèi)容在后 ,
5) 在收件人明白其意時 , 才可使用俚語或縮寫。
6) 如果有附件，應該在正文處說明附件的內(nèi)容和用途 ;
3 、結(jié)束
1) 如果可提供好的選擇 , 應在結(jié)尾處提出。
如 : 請您考慮，有任何需要咨詢，請電話或 EMAIL 聯(lián)系我 .
2) 最好的結(jié)尾要著眼未來：
如：希望我們能夠達成合作
3) 結(jié)尾應顯示誠懇：
如：感謝您抽空洽談
4 、落款 / 簽名
目前，有不少網(wǎng)民時常會因為自己的電子信箱中堆滿了無數(shù)的無聊的電子郵件，甚至是陌生人的電子郵件而煩心不堪。對其進行處理，不僅會浪費自己的時間和精力，而且還有可能會耽擱自己的正事，鑒于此，在商務郵件中應該有落款 / 簽名，以示身份。
在網(wǎng)絡如此發(fā)的的今天，大部分人每天都會用郵件處理各種業(yè)務，因此撰寫一個規(guī)范、合格的電子郵件就顯得異常重要。我特地總結(jié)了一篇關于如何撰寫比較規(guī)范的商務信函或者電子郵件的文章，以幫助大家提高商務電子信函的寫作水平。
格式二
一、 正文格式：
稱謂 + 禮貌用語
（例如： XXX ，您好！ XXX 經(jīng)理 / 先生 / 女士，您好！
如為群發(fā)公告：各位同事 ， 大家好等
二、 內(nèi)容：
1. 字體，宋體；
2. 字號：小號；
3. 顏色：黑色、個別重點處可加黑
4. 全文字體字號需統(tǒng)一
三、個人簽名檔
1. 個人簽名檔需包含內(nèi)容：姓名、所在部門 / 崗位、聯(lián)系方式（電話分機、傳真、 Email ）
2. 如工作需要，需和外部聯(lián)系，還可增加公司名稱、地址、郵政編碼、公司網(wǎng)站及個人手機號、 QQ 、 MSN 號碼等）
（例如： XXXXX 部 / 人事主管江蘇天創(chuàng)物業(yè)服務有限公司（ XXXX 服務處）地址： XXXXXXXXXXXXXXXXXXX ，郵編： 0000000Tel ： XXXXXXXX-XXXX Fax: XXXXXXXX_XXXXEmail:XXXXXX@XXXX )
3 、簽名檔字體：宋體，字號：特小，顏色：黑色
四、 郵件語言文字規(guī)范
1. 語言表達清楚、簡練、不能有歧義；
2. 規(guī)范用語，盡量少用口頭語；
3. 段落分明、清晰；
4. 文件，表格……大段內(nèi)容，需添加附件
五、 郵件發(fā)送規(guī)范
1. 郵件主題必須明確清楚、文字盡量簡練，讓收件人了解郵件主要內(nèi)容，不能有歧義。
六、 結(jié)尾客套語
例如： Sincerely
Best regards
祝您順利！祝工作順利！等
節(jié)日前夕可變更為相應的節(jié)日祝福語
七、 郵件發(fā)送
1. 郵件內(nèi)容需要注意保密性，明確收件人的范圍，不遺漏需要發(fā)送的人，不發(fā)給無關人員
2. 明確主送人和抄送人，避免兩者混淆不分。主送人為必須知悉該郵件內(nèi)容的當事人，抄送人為有必要了解該郵件內(nèi)容人員。
3. 轉(zhuǎn)發(fā)郵件時，要注意內(nèi)容保密性，檢查原郵件內(nèi)容，確定需要引用的內(nèi)容。
4. 郵件群發(fā)只適合于全員公告、通知等事項，除此類郵件外不得群發(fā)。
5. 回復群發(fā)郵件時，只需回復給發(fā)件人或少數(shù)幾個人，不要群發(fā)回復
6. 郵件發(fā)送前，檢查一遍，確認無誤后發(fā)送。
八、 其他注意事項
1. 不在公司里發(fā)和政治、色性、宗教相關的郵件
2. 工作時間勿發(fā)與工作內(nèi)容無關郵件
九、 郵箱需設置成自動回復狀態(tài)。
1、 登錄郵箱后，在郵件管理中進行設置
回復內(nèi)容例如：“您好：
您的郵件已收到，我會在第一時間處理及回復。謝謝！”
格式三
一、收件人
? 仔細確認收件人地址是否正確，以免錯發(fā)郵件
? Cc （抄送）人數(shù)降至最低，避免造成不必要的垃圾郵件
? Cc （抄送）功能：讓相關人員參考，如團隊中其他人員；讓相關人員知曉，如您的直接主管等
二、主題
? 郵件必須要有主題，主題是郵件的“身份標識” 。
? 主題應該簡單，明確且具描述性，或是與內(nèi)容相關的主旨大意概括郵件內(nèi)容，使收件人只要看到主題就知道郵件的內(nèi)容。（一般不超過 35 字）
三、正文
正文內(nèi)容簡潔、美觀、易懂， 力求簡明扼要，并求溝通效益。
? 稱謂 + 禮貌用語 如： *** （名字）您好！
*** 經(jīng)理（名字 + 職位），您好！
*** 先生（女士），您好！
? 內(nèi)容
字體：一般選擇宋體、黑體；
字號：可事先設置文字大小，一般選擇 :10 — 12 號字 ；
正文內(nèi)容編排原則：
要事第一， 結(jié)論在前，分析在后，使用收信人容易接受的口吻陳述內(nèi)容 ；
? 電子郵件內(nèi)容，附件說明；
? 結(jié)尾套語：如祝您順利！工作愉快！致禮！等 。
四、簽名
簽名主要包括：部門（職務）、公司、地址、電話、傳真、 E-Mail 等書寫時應將內(nèi)容歸類，一般不超過 5 行，對于電話號碼、手機號碼等較長的數(shù)字間應加停頓 。
簽字文字應選擇與正文文字匹配，簡體中文或者英文，字體應比正文字體小一些。
五、附件
要上傳附件的文件文檔：
? 附件體積不能太大。如無特殊情況，附件體積盡可能控制在 5M 以內(nèi)，大于這個數(shù)字的，通過 FTP 或者是網(wǎng)絡空間傳送。
? 附件最好都打一下包，因為某些郵件收發(fā)程序和防火墻、病毒監(jiān)控軟件甚至你的郵件服務器會拒收帶有可能包含破壞性代碼的 exe ， doc ， jpg ， js ， scr 等等格式的附件。
? 所發(fā)送的附件根據(jù)重要等級選擇是否需要加密，發(fā)給客戶的重要信息一定要加密，密碼必須在 6 位以上，且必須是大小寫字母，數(shù)字，特殊字符組合。密碼不可以寫在郵件中，可以通過其他方式（如電話）通知客戶。
六、發(fā)送前的注意事項
電子郵件發(fā)送前應仔細檢查收件人，抄送人，主題，所添加的附件等是否正確無誤，正文內(nèi)容是否清晰合理，標點符號是否遺漏等，如果客戶端有多個電子信箱，還要確認所使用的的郵件服務器是否正確，不要混淆了內(nèi)部信箱和外部信箱。
七、回復郵件
忽視或去除他人給自己的電子郵件而不回復者，都是不好的網(wǎng)際行為，因為發(fā)信人通常會焦慮地等待回信，甚或懷疑信件是否到達了該去的地方 ? 如果收信者能從信件內(nèi)容看出正確的收信者，應迅速轉(zhuǎn)送出去。若無法辨認，也應即刻回復發(fā)信人并簡單解釋傳送的錯誤。直接回復對方發(fā)來的郵件時，稱號和署名也是必要的。
